Yıllık İzinlerin İşleri Aksatmaması için Yapmanız Gerekenler

Yıllık izin zamanı ekibiniz yaz tatilindeyken işinizin aksamadan yürümesi için neler yapmalısınız?

Bildiğiniz üzere yaza girmiş bulunuyoruz ve hepimiz şunun farkındayız; bütün bir yılın yorgunluğunu atabilmek için en güzel mevsimdeyiz. Ama ne yazık ki, yaz tatillerinde alınan yıllık izin küçük ve orta ölçekli işletmelerde sorunlara yol açabiliyor. Özellikle de finansal konularda.

Yıllık izin zamanlarında firmaların, işlerinin aksamaması için önceden bazı önlemler alması gerekiyor. İşte personelin tatile çıktığı günleri en verimli şekilde geçirebilmek için alınması gereken önlemler:

1. Önceden planlama yapın

Ekibinizden bir veya daha fazla kişi yıllık izin ile tatile çıkmış olabilir, aynı şekilde müşterileriniz de. Bu yüzden ödeme gecikmelerini önleyebilmek için önceden plan yapmanız gerekiyor. İngiltere’de yapılan bir anketin sonuçlarına göre: yaz tatili gibi kısa ve riskli dönemlerde şirketler, yatırım yapmak yerine nakit parayı elinde tutmalı.

Yıllık izin zamanı tatile çıkmayı dört gözle bekleyen çalışanlarınız, tatil süresince sorumluluklarını nasıl devredeceklerini de planlamalıdır. Kulağa çok kolaymış gibi geliyor fakat bu sorumluluklara satışların arttırılması veya ödeme almak için müşterileri kovalamak da dahil. İzin almayan personeliniz, tatile çıkan personel tarafından detaylı şekilde bilgilendirilmeli ki onların işlerini halledebilsin. Özellikle de ödeme konularında. Bazı durumlarda müşteriler sorgulamaktan asla vazgeçmez. Bu yüzden ofiste kalan personelin müşteri aramalarına cevap verebileceğinden emin olun. Yoksa ekip olarak zor anlar yaşayabilirsiniz. 

Ekibinizdeki herkesin, tatile çıkması durumunda kendi görev tanımında yer alan işleri başkalarına aktarması için bilinçlendirin. Gerekiyorsa bunun üzerine kısa eğitimler verin.

Ve en önemlisi ekipteki herkesi böyle bir durumda ne yapması gerektiğini bildiğinden emin olun ve yıllık izin zamanında işlerin yavaşlamasını önleyin.

2. Ödemelerinize dikkat edin

Özellikle tatil zamanlarında elinizde nakit para tutabilmek için çok sıkı çalışıyorsunuz. Bununla birlikte faturalarınızın ve kredi kartlarınızın zamanında ödendiğinden emin olmanız gerekiyor. Bankalar tarafında kötü bir kredi profiliniz olması, önünüzdeki ay veya yıllar için planladığınız yatırım ile büyüme hedefinizin yoluna taş koyabilir ve bunu istemezsiniz.

Bu da demek oluyor ki bunu başarabilmeniz için ekibinizde finans sorumlusu birden fazla kişi olması gerekiyor. Bu kişilerin tüm ödemelerden sorumlu olduğunu düşünürsek, aksayan ödemelerin ortaya çıkaracağı kızgın çalışanlar ve müşteriler istemezsiniz.

3. Müşterilerin iletişim kurabileceği alternatif kişiler bulun

Müşterilerinizin ve çalıştığınız tedarikçilerin büyük bir kısmı sizinle iş yaparken tek bir kişi ile iletişime geçiyor değil mi? Bu durum bir çok sektörde geçerli. İnsanlar iş için bir kez tanıştıkları kişi ile iyi anlaşması durumunda bir sonraki iş için de aynı kişiyle görüşme isteğinde oluyorlar. Bu yüzden müşteri veya tedarikçilerinizin, yıllık izin yüzünden ofiste olmayan personelden haberdar olmasını sağlayın. Böylece görev değişikliklerinin daha sağlam olmasını ve yeni göreve sahip olan personelin tedarikçi ve müşteri listesine kolay erişebilmesini sağlarsınız.

Özellikle finans departmanı personelinin tatilde olduğu zamanlarda, nakit akışı kayıtlarını ve ileriye dönük tahminleri besleyen sistemin çalışmaya devam etmesi hayati önem taşıyor. Bu sistem; eski borçları, kredileri ödeme takvimini, banka hesabı güncellemelerini ve satış tahminlerini de içeriyor. Başarıyla yürütülen bir finans süreci ile yönetim ekibi, yaz boyunca şirketin gelir ve giderlerinden kolayca haberdar olacaktır.

4. Maaş ödemelerine dikkat edin

Personelinizin bir kısmının yıllık izin için tatilde olduğu süre boyunca dikkat etmeniz gereken bir diğer nokta maaş ödemeleri. Personelin zamanında ödeme aldığından emin olmanın haricinde, vergi ve devlete olan ödemelerin son tarihinden önce ödenmesine dikkat etmelisiniz.

Yıllık izin zamanı tatile çıkan personelin görevini başka personele aktarmanız ne kadar önemliyse, tatilden döndükleri zaman onlara yapılan işler hakkında bilgiler vermeniz de o kadar önemli. Böylece hızlı şekilde geri dönüp açıkları kapatabilirler.

Bahsettiğim 4 madde kulağa basit gelebilir, herkes bunların zaten farkında olabilir fakat insanlar genellikle böyle küçük detayları atlayıp sıkıntı çekiyorlar. Çalışan olarak, işlerinizi bir an önce bitirip yıllık izine çıkmayı hayal ederken bunları atlamış olabilirsiniz. Şirketinizin bu durumda zorluk yaşaması çok muhtemel. Şirket sahibi olarak ise, iş yoğunluğu arasında hangi personelin tatile çıkacağı ve onun işlerinde kimin yardımcı olacağını atlamış olabilirsiniz.

Şirket sahipleri ve çalışanlar birlikte sorumluluk alarak, personel yokluğunda işin en verimli şekilde devam etmesi için çabalamalıdır. İşletmeler için en önemli şeyin para olduğunu  düşünürsek yaz tatillerinde işletmelerin, para akışını devam ettirebilmesi için bunları dikkate alması gerekiyor.