Uluslararası Tedarikçi Ediniminde Dikkat Edilmesi Gerekenler

Hem büyük hem de küçük şirketler için uluslararası tedarikçi elde etmenin harika faydalarının olduğu tartışılamaz bir gerçektir. Pazarda büyüme, daha düşük maliyetler, yeni teknoloji ve çalışma gücü keşfetme fırsatları bu faydalardan sadece birkaçını oluşturmaktadır. İster niş pazarlama yapın ister dünyanın önde giden büyük şirketlerden biri olun, kaynak zincirinizi genişletme işleminin başlangıç etapları aynı olacaktır. Maliyetlerin hesaplanması, yönetmelikler, kaynaklar, kalite kontrol, konum ve tedarikçilerle görüşmeler yapmak… Bu işlem gerçekten de çok büyük bir özen ve emek gerektirmektedir.

Herhangi bir tedarik etkinliğindeyken ne aradığınızı bilmeniz çok önemlidir. Aradığınız şey ille de bir ürün ya da ham madde olmak zorunda değil, bu bir tedarikçi dahi olabilir. Elbette ki kaynak alacaksanız yüksek kaliteli ürünler arayışında olmalısınız. Ama aynı zamanda şirketinize uygun tedarikçileri araştırırken ve tespit ederken, kaynak zincirinize dahil edecek stratejik ve yüksek kaliteli iş ortaklıklarını da belirlemelisiniz. Uluslararası tedarikte bir tedarikçinin tespit edilmesi, kendi ülke sınırlarınız içinde olduğundan çok daha fazla zaman ve enerji alacaktır. Çünkü kültür farklılıklarını, çalışma standartlarını, performans yeterliliklerini, esnekliklerini ve ücretlerini de hesaba katmanız gerekiyor.

Araştırma Alanınızı Daraltın

Tedarik edilen malzemelerin çeşidine göre, geniş çaplı olan araştırmanızı daraltmayı deneyebilirsiniz. Mesela o malzemeye özel olarak diğer şirketler tarafından da sıklıkla tercih edilen ve belirli bir coğrafik konumda olan tedarikçilere odaklanmayı tercih edebilirsiniz. Örneğin tekstil için işlenmemiş malzeme tedarik edecekler için Çin ve diğer Asya ülkeleri, düşük fiyatlı tekstil ürünleri sunduklarından dolayı tekstil sektöründe büyük bir ün sahibi olmuştur. Her ne kadar bahsettiğimiz bu yöntem odak noktanızı biraz da olsa daraltsa bile, doğru tedarikçiyi tespit etmenin bir hayli zaman alıcı bir işlem olduğunu unutmamalısınız. Çünkü şirketinizin ihtiyaçlarını karşılama kapasitesine sahip olan bir tedarikçi bulmak için ciddi boyutlarda araştırma yapmanız ve bu işe bir hayli zaman harcamanız gerekiyor.

Detaylı Araştırma Yapın

Şirketinizin ihtiyaçlarına çözüm sunacak uluslararası tedarikçi şirketler ile ilgili detaylı araştırmalar yapmak gerçekten çok önemli. Buna ek olarak hakkında araştırma yaptığınız bu tedarikçilerin bir listesini çıkartmanız da çok önemlidir. Tedarikçinin ismi, şirketin adı, telefon numarası, şirketin web sitesi vb. ve eğer bu tedarikçilere ulaştığınız takdirde size yardımcı olacak her türlü bilgiyi bu listeye kaydedin. Bu listeye ne kadar çok sayıda tedarikçi eklerseniz, bir sonraki uluslararası iş ortağınızı bulma şansınız da bir o kadar artmış olur. Araştırma safhasının büyük bir bölümünü, şirket sitesini ve tedarikçi hakkında yapılan yorumları okumak oluşturur. Bu işlemi tedarikçinin niteliklerini, performans seviyesini ve şirketinin genel durumunu öğrenmek için mutlaka yapmalısınız. Araştırmanız bittikten ve listenizi oluşturduktan sonra, bu şirketlerle iletişim kurmanın vakti geldi demektir.

İletişime Geçin

Uluslararası tedarikçi konusu ile ilgili akla ilk gelen zorluklardan biri iletişim güçlükleridir. Dil farklılıklarının o tedarikçi ile olan ilişkinizi nasıl etkileyeceğini denemek için tedarikçiye telefon numarasıyla ulaşın. Dilinizi ya da İngilizce dilini konuşabilen herhangi bir temsilcilerinin olup olmadığını sorun. Eğer konuşabileceğiniz bir kişiye denk gelirseniz konuşmaya devam edin! Eğer görüşecek bir kişiye denk gelemezseniz ortak dil konuşabileceğiniz bir temsilcinin mail adresini öğrenmeye çalışıp görüşmelere mail yoluyla devam etmeyi denemek oldukça ideal bir yöntemdir.

Elinizde bir email adresi olursa en azından kendinizi tanıtıcı bir maili tedarikçiye yollayabilirsiniz. Bu mailde ürünleriniz hakkında özet bilgiler sunabilir ve o tedarikçiden ne gibi bir hizmet beklediğinizi belirtebilirsiniz. Böylece yazdığınız email karşı tarafça çevirilir ve kendilerinden ne beklediğinizi anlayabilirler. Konuma bağlı olarak bazı tedarikçiler, iletişim ile ilgili güçlükler yaşandığı zaman telefon görüşmeleri yerine email yoluyla iletişim kurmayı tercih edebilir. Eğer tedarikçinize ilk kez ulaşırken email yolunu kullanıyorsanız kurduğunuz cümlelere çok dikkat edin. Olası yanlış anlaşılmalar sonucu tedarikçiniz ya dediklerinizi yanlış anlayabilir ya da teklifinizle ilgilenmeyebilir. Bu yüzden yazdıklarınıza özen gösterin. Aslında en ideal olan yöntem olası yanlış anlaşılmalardan kaçınmak için telefon görüşmeleri yapmaktır. Telefon görüşmeleri sonucunda tedarikçi ile kuracağınız profesyonel ilişki olumlu ve sağlıklı bir şekilde başlamış olur.

 
Uluslararası tedarikçiyle iletişim kurmaya çalışırken endişe kaynağı olan başka bir faktör ise tedarikçinin uygunluğu ve saat farklılıklarıdır. Örneğin Amerika Birleşik Devletleri’nde yer alan şirketler, Avrupa ya da Asya’daki tedarikçileri arıyorlarsa en az beş saatlik bir zaman farkının olabileceğini göz önünde bulundurmalıdır. Zaman farklılıklarından dolayı oluşabilecek, uzun bir süre boyunca cevap alamamak gibi, yavaş ilerleyen iletişim sürecine çözümler getirmeniz hem çok önemlidir hem de bir hayli güç olabilir. Mesela eğer bir tedarikçi ile bir an önce görüşmek istiyorsanız, bir temsilciye erişene kadar sıklıkla takip edici aramalar yapmaya devam edin. Temsilciye bağlandığınız zaman, tedarik etmek istediğiniz ürünler ve malzemeler ile şirketleri hakkında kendisine soracağınız soruların bir listesi yanınızda hazır olarak bulunsun.

Kalite Standartlarını İnceleyin

Tedarikçi olarak kullanmak istediğiniz bir konum hakkında önemli boyutta araştırmalar yapmanın yanı sıra, o bölgenin kalite standartlarını da mutlaka değerlendirmeniz gerekir. Bunu araştırmanızın ilk safhasında yapabilirsiniz ya da tedarikçiyle telefonda görüşürken sorabilirsiniz. Belki bu sizi şaşırtabilir ama kalite standartı dünyanın her tarafında eşit değildir. Tedarikçi olarak kullanmayı düşündüğünüz ülkenin ekonomisine ve kaynaklarına göre karşılaşacağınız kalite standartı, kendi ülkenizde alışa geldiğiniz kalite algısından çok daha farklı olabilir. Uluslararası tedarik sürecinde tedarikçinizin kalite kontrol uygulamalarını, çalışma şartlarını ve kalite konseptini nasıl algıladıklarını incelemek bir hayli zordur. İstediğiniz hizmet ve kalite standartlarını açık ve net olarak belirtmek ve tedarikçinizle etkili iletişim kanalları oluşturmak, üzerinde anlaşılmış olan ve beklenen kaliteye sahip olmak için mutlaka uygulamanız gereken stratejilerdir. Yalnız potansiyel tedarikçinizin kalite algısının sizin kalite algınızla eşleşip eşleşmediğini araştırmalarınızın ilk safhalarında belirlemeniz gerekiyor ki sonradan herhangi bir sorunla karşılaşmayın.

Uluslararası tedarik ilk başta gözü fazlasıyla korkutan bir konsept olabilir, hele bir şirket bu konsepte daha çok yeniyse. Dünyanın her bir yerindeki tedarikçileri araştırmak, hem kişisel bilgi birikiminizi artıracağı gibi hem de istediğiniz hizmeti verecek kapasiteye sahip olan tedarikçilerin uzun ve detaylı bir listesini oluşturmanıza yardımcı olur. Uzun olan listeniz hazır olduğunda, tedarikçilerle yapacağınız telefon ya da email görüşmeleri sonucunda, bu listeyi zaman içerisinde kısaltmanız elbette mümkün. İletişim zorlukları, kalite hakkındaki farklı algılar, rekabetçi maliyetler vb. gibi uluslararası tedarik ile ilgili aklınıza gelebilecek tüm güçlüklere rağmen; pazardaki rekabet seviyesini artırmak isteyen her şirket bu yönteme başvuruyor. O zaman sizce de buna değmez mi?