10 Adımda Proje Yönetimi

Proje yönetimi düzenli planlama gerektiren ve sürekli devam eden bir iş türüdür. Başarılı bir reklam kampanyası yürütmekten rakip bir firmayla yarışa girmeye kadar her şey aslında aynı kuralları izlemeniz gereken birer projedir.

İşte size projelerinizi yönetmenize yardımcı olabilecek 10 adım;

1. Projeden beklentilerinizi belirleyin

Bir projede tek başınıza çalışıyor olsanız bile projeden beklentilerinizi belirleyip sıralamak çok önemlidir. Açık bir şekilde hedef konulmadan başlanan projeler genelde sizi kargaşaya götürür ve projeyi tamamlama sürecini uzatıp, boş yere zamanınızı çalabilir.

Projenin menajeri olarak sizin projeden beklentileri doğru bir şekilde anlamanız kadar, takım arkadaşlarınızın da anladığından emin olmanız gerekir. Projeye başlarken sorular sorarak takım arkadaşlarınızın kafalarından geçenleri anlamaya çalışın ve onlarında projeden beklentinizin ne olduğunu net bir şekilde anlamalarına izin verin.

2. Projenin kapsamını iyi anlayın

Projeyi gereksiz ölçüde büyütüp oyalanmak istemezsiniz. Bunun içinden patronunuzun sizden bu projede neler beklediğini iyi anlayın. Sorular sormaktan çekinmeyin.

Takım arkadaşlarınıza ilk günden üst üste yapılacakları söylemek yerine sabırlı olun ve onlarla birlikte ilerleyin. Yapılacaklara karar vermeden önce de ekip arkadaşlarınız ile beyin fırtınası yapın ve onlardan gelen önerilere kulak açın. Onlardan gelen tavsiyelerin bütçenizi ve projeyi bitirme tarihinizi nasıl etkileyeceğini düşünün. Bunlardan sonra ise yapılacak işerin yol haritasını çizip takım arkadaşlarınıza aktarın.

3. Gerekli yeteneklere erişiminiz olduğundan emin olun

Projenin menajeri olarak ilk yapmanız gerek işlerden birisi de yapacağınız proje için gereken takım arkadaşlarınızı iyi belirlemektir. Takımınızda yapılacaklara uygun yetenekte ekip arkadaşlarınız olduğundan emin olun. Eğer ekibinizde yeterince gerekli yeteneklere sahip insan yoksa, ekibinizden birilerini eğitmeniz veya ekibinize yeni birilerini eklemeniz gerekebilir.

4. Ekip içerisinde görev dağılımı yapın

Ekibinizdeki herkesin projedeki yerini anladığından ve kendisinden neler beklendiğini anladığından emin olun. Ekip arkadaşlarınıza görevlerini anlatmaktan ve onları gereken şekilde yönlendirmekten çekinmeyin.

5. Risk analizi yapın

Her projenin riskleri vardır. Başlangıçta biraz zaman ayırarak projenizde nelerin kötü gidebileceği üstüne beyin fırtınası yapın ve projenizi aksatabilecek durumlara karşı önleminizi alın. Bu tarz durumlarda olabilecek en kötü ihtimali baz alarak hazırlık yapmak her zaman sizin yararınıza olur.

6. B planınız olduğundan emin olun

Hatalar yapabileceğinizi en baştan kabul edin ve bu durumlara karşı bir b planı hazırlayın. Eğer planlarınız beklentiniz doğrultusunda gitmezse ne yapacağınız konusunda bir fikrinizin olması her zaman iyidir.

7.İletişiminiz iyi olsun

Ekip içi iletişim bu tarz projelerde en önemli konulardan biridir. İletişim eksikliğinden kaynaklanan yanlış anlaşılmalar, karıştırılan teslim tarihleri ve kafa karışıklıkları projeleri başarısızlığa uğratan en büyük sorunlardandır.

Ulaşılabilir olmak ve ekip arkadaşlarınızı iletişim kurmaya cesaretlendirmek hızlı bir ilerleme kaydetmek istiyorsanız olmazsa olmazlarınızdandır. Ekip arkadaşlarınızla sağlıklı bir iletişiminizin olması aynı zaman ekibinize de moral desteği sağlayacaktır.

8.Teslim tarihlerinizi gerçekçi ayarlayın

Gerçekçi olmayan teslim tarihleri patronunuzu etkilemez tam tersinde onda negatif bir etki uyandırabilir. Bu durum aynı zamanda ekip arkadaşlarınızın stresli olmalarına ve dikkatsiz davranmalarına yol açabilir. Sonuç olarak da bu durum projenizi olumsuz etkiler.

Teslim tarihlerinizi belirlerken gerçekçi olmanın yanında her zaman bir şeylerin ters gitme olasılığına karışı, fazladan bir pay bırakmanız sizin yararınıza olacaktır.

9. Bütçenizi iyi belirleyin

Yeterli kaynaklarınız olmadığı takdirde projenizin başarısız olması kaçınılmazdır. İşini bilen insanlar ve gerekli ekipmanlar olmadan düzgün bir iş yapamazsınız ve bunları da bütçeye katmanız gerekir.

Projeniz için gerek bütçeyi düşük göstermek kısa dönemde patronunuza etkileyebilir ancak fazladan kaynak istediğiniz zaman hem siz hem de ekibiniz iyi hazırlanmamış ve başarısız planlama yapmış olarak gözükecektir. Bu da size negatif bir şekilde dönüş yapacaktır.

10. Çalışanlarınızı birlikte tutmaya özen gösterin

Özensiz çalışanlar projenizi yavaşlatabilir hatta tamamlamanızı engelleyebilir. Ekip arkadaşlarınızla bir arada olmanız onları odaklanmaya ve daha verimli çalışmaya teşvik edecektir.