Verimsiz Toplantılara Son Vermenin 7 Yolu

Şirket hedeflerini gerçekleştirmek ve çalışma planlarını düzenlemek adına yapılan, iş hayatının mutlak gerekliliği toplantılar, çalışanların zamanının yarısından fazlasını harcıyor. Toplantılar başarılı geçtiğinde doğru sonuçlar verirken, etkisiz geçtiğinde ise harcanan uzun zaman boşa gidiyor. Verimsiz toplantılar, iş hayatında en büyük zaman israfı olarak biliniyor. Bu zaman, çalışarak daha verimli hale getirilebilir de.

Oysaki, daha verimli bir toplantı düzenleyebilmek ve etkili sonuçlar alabilmek çok da zor değil. İşte verimsiz toplantıya son verebilmenin 7 yolu;

1. Gündemi Önceden Belirleyin

Toplantının gündemini, toplantı tarihinden önce belirlemelisiniz. Kendinize “Bu toplantıyı ne kadar yapmak istiyorum? İnsanları bu gündemle bir araya getirmem doğru mu?” diye sormalısınız. Eğer toplantının gerekli olduğuna eminseniz, gündemi toplantının katılımcılarıyla paylaşmalısınız. Öte yandan toplantıya hazırlıklı gelmeli ve daveti siz yaptığınız için de toplantının sahibi olarak toplantıyı siz yönetmelisiniz.

2. Zamanlama Yapın

Etkili ve işlevsel bir toplantı her zaman önemlidir. Kısa sürede toplantı gündeminin çözüleceğine inanıyorsanız, toplantı bitiş saatini uzun tutmayın ve çözüm odaklı ilerleyin. Böyle durumlarda toplantı bitiş süresini boş da bırakabilirsiniz.

3. Katılımcı Sayısını Abartmayın

Gereğinden fazla kişi çağırmamalısınız. Toplantıyı izleyecek değil, toplantıda rol alacak katılımcılar daha etkili olacaktır. Eğer toplantıya katılan kişiler kendilerini gerekli görmezlerse, toplantıyı takip etmezler ve dikkat dağıtırlar.

4. Gündem Dışına Çıkmayın

Toplantıda, gündem dışındaki konuların konuşulmamasına özen göstermelisiniz. Günlük selamlaşma ve birkaç dakikalık keyifli muhabbetin ardından gündem konusuna geçmeli ve konunun farklı iş konularıyla dağılmamasını sağlamalısınız.

5. Sunumları Uzatarak Katılımcıları Sıkmayın

Gerçekleştireceğiniz toplantıda sunum yapmayı planlıyorsanız, bunu elinizden geldiğince kısa ve anlaşılır bir şekilde düzenlemeye çalışmalısınız. Katılımcıların sıkılmadan sunuma odaklanması hedeflenmeli ve onlara kolayca konu aktarılabilmelidir.

6. Önemli Konuşmaların Notunu Alın

Toplantıda her zaman toplantı notlarının tutulması verimlidir. Böylece toplantı biter bitmez tüm katılımcılarla toplantının sonuçları ve alınacak olan aksiyonlar paylaşılmış olur. Bu notlar, sonraki toplanmada konuları takip edebilmek adına da faydalı olacaktır.

7. Aksiyona Geçin

Toplantı notlarının paylaşılmasının ardından ilgililerinin hemen aksiyona geçmesi gerekmektedir. Bu durumda toplantı verimli bir hal alır. Aksiyon alınmaması ve belirlenen çalışmaların yapılmaması halinde toplantı bir anlam ifade etmeyecektir