Şirket Karar Defterinin Kaybolması Durumunda Ne Yapılmalıdır?

Şirket karar defteri, şirketlerde yönetim kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararların yazıldığı ciltli ve sayfa numaraları bulunan defterdir.

Şirket karar defterinin, şu kayıtlardan en az birini içermesi gerekir;

• Karar sayısı,
• Karar tarihi,
• Kararların içeriği,
• Üyelerin imzası,
• Toplantıda bulunanlar

Yönetim kurulu karar defterinin açılışı, şirketin kuruluşu sırasında ve kullanmaya başlamadan önce yapılır. Ayrıca yönetim kurulu karar defterinin açılış onayının her hesap dönemi için yapılması gereklidir. Açılış onayı noter tarafından veya ticaret siciline tescili sırasında ticaret sicil müdürlükleri tarafından yapılabilir.

Bildiğiniz gibi anonim şirket veya sermayesi bölünmüş komandit şirketlerde envanter defteri, pay defter ve yönetim kurulu karar defterlerinin notere tasdik ettirilip tutulması gereklidir. Bu defterlerin sayfalarının bitmesi veya bir nedenle kullanılamaz olması durumunda tüm bu defterlerin yenilenmesi gerekir.

Ticari Defterlere ilişkin Tebliğ’in 13’üncü maddesi gereğince, yönetim kurulu karar defterlerinin yenilenmesi gereken durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanıma son verilecek defterle birlikte ya da zayi edilmiş ise zayi (kayıp) belgesi ile birlikte notere ibraz edilmeli, eski deftere veya zayi belgesine yeni defterin açılış onayı yapıldığına dair yazı ve tarih atılmalıdır. Bu karar gereğince, karar defterlerinin zayi edilmiş olması durumunda zayi belgesinin bulunması zorunlu hale gelmiştir. Eğer zayi belgesi bulunmuyorsa, noterler tasdik işlemini yapmamaktadırlar.

Zayi belgesinin hangi durumlarda ve nasıl alınacağı sorusu ise şöyle yanıtlanabilir; bir tacirin saklamakla sorumlu olduğu defterler ve belgeler, yangın, su baskını veya deprem gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle kanuni saklama süresi içinde kaybolursa, tacir kayıp durumunun öğrendikten itibaren 15 gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yerdeki yetkili mahkemeden kendisine zayi belgesini vermesini talep etmelidir.

Karar defteri kaybolduğunda işletmenin bulunduğu yerdeki yetkili mahkemeye, yasal süre dahilinde başvurularak zayi belgesinin alınması ve bu belge ile yeni defter onayı için notere gidilmesi gerekmektedir.

Şirket karar defteri örneği için OfisPaneli Kaynaklar sayfasını ziyaret edebilirsiniz.