Neden Tüm Projeler Düşündüğünüzden Uzun Sürer?

Proje yönetimi her zaman zordur ve projelerde yaşanan gecikmeler büyümekte olan bir işin en sinir bozucu gerçeğidir. Planlanan tarihten aylar sonra bitirilen bir iş hem motivasyon hem de zamanlama açısından şirketleri zor duruma sokabilir. Peki bu gecikmeleri nasıl kontrol altına alabiliriz?

Bu kez yetişecek, bu kez tam gününde işi bitiriyoruz cümleleri, onlara çok inansanız da hiçbir şey değiştirmeyecek.

Proje Süresinin Uzama Sebepleri

Bahsettiğimiz gecikmeler sadece bir yazılım geliştirme sürecinde olmayabilir. İş birliği anlaşmaları, pazarlama kampanyaları, web sitesi tasarımı; tümünde beklenmedik gecikmeler görülebilir. Proje yönetimi yaparken bunlara çok dikkat edilmelidir. 

Düşündüğümüz Kadar Ayrıntıcı Değiliz

Özellikle küçük ölçekli ve sınırlı kaynaklı işletmelerde planlama yapılırken bazı küçük ayrıntılar atlanıyor. Özellikle proje yönetimi planlamasının başında.

Örnek olarak bir yazılım geliştirme projesini düşünelim ve diyelim ki ekibimizde 6 tam-zamanlı geliştiricimiz var. Hiçbirinin sorumlu olduğu özel bir görev yok. Her biri gün içinde maksimum enerjisini veriyor.

Bir görev için haftalık harcanması gereken saatlerin kesin olduğu bir yazılım proje yönetimi yaparken gözden kaçırılan bazı noktalar olabilir:

• Ekipten biri veya ekipten birinin çocuğu hastalanabilir ve 1-2 gün izinli olabilir.
• Gün içinde ekstra iş/geliştirme/hatalar gelebilir ve birden fazla geliştiricinin normal saatlerinden daha fazla çalışması gerekebilir.
• Küçük bir geliştirme eski fonksiyonlardan birini bozabilir ve geliştiriciler tüm gününü eski fonksiyonu yeniden çalışır hale getirmek için harcayabilir.
• Günümüzde halen bir problem olan elektrik kesintileri meydana gelip geliştiricilerin yarım günü boşa gidebilir.
• Kontrolünüz dışında gerçekleşebilecek ağ veya alan sağlayıcı problemleri meydana gelip geliştiriciler düzeltilmesini bekleyebilir.
• Projenin belirli bir kısmı planlandığı gibi çalışmayabilir ve düzeltilmesi epey zaman alabilir.

Bu tip gecikmeler tek başına çok zaman almayacak gibi görünse de toplam proje süresininin günlerce, haftalarca hatta aylarca uzamasına yol açabilir.

Süper-Verimli Çalışmamak Bizim için Sorun Değil

Tüm çalışanlarınızın her gün 8 saat %100 verimli çalışmasını beklemeyemezsiniz değil mi?

Tabii ki evet, kimse bu şekilde çalışamaz. Her zaman beklenmedik şeyler olabilir. Bu konuda yapılması gereken şey daha fazla pratik yapmak olduğu kadar bu psikolojiyle de başa çıkabilmektir. Bahsettiğimiz psikoloji şu: işler düşündüğün kadar hızlı gitmeyebilir ve bunun farkında olman gerek. Proje yönetimi, bunların da düşünülmesi ve planlama yapılmasıdır.

Yine sadece yazılım geliştirme olarak düşünmeyelim, tüm departmanlarda aynı durum geçerli.

Madem %100 verimle çalışamıyoruz o zaman hiç uğraşmayalım diyorsanız yine yanlış yoldasınız. Ekibinizdeki herkes, her hafta maksimum verim ile çalışıp işleri bitirmeye çalışmalı, böylece yavaş yavaş %100’e yaklaşabilirler. Önemli olan %100 verimle çalışma zorluğunun farkında olup beklenmedik sürprizlere ve hayal kırıklıklarına hazırlıklı olmaktır. Çünkü gecikmelerin artabileceği gibi hayal kırıklıkları da artabilir ve bu da takımın motivasyonunda büyük bir düşüşe neden olabilir.

Projeyi Planlarken Dürüst Davranmıyoruz

Bir çok şirket proje planlama ve proje yönetimi sırasında iş sürelerini değerlendirirken fazlasıyla iyimser davranır.

Takımın gerçekten ne kadar süre üretken ve verimli olacağı konusunda tamamen dürüst olmak proje yönetimi sırasında daha iyi ve doğru değerlendirme yapmanızı sağlayacaktır. Kafanızda oluşturduğunuz ideal günlük çalışma saatlerinin ne kadar sağlıklı ve verimli olacağını düşünmeniz oldukça önemli.

Proje planlamanın başında gerçekçi varsayımlar yaparsanız proje yönetimi sırasında yaşanabilecek gecikmeleri önceden görmüş ve önleminizi almış olabilirsiniz.