KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Nedir? KEP Adresi Nasıl Alınır?

KEP ve SEP farkı nedir?

Dünya çapında yaygınlaşan internet çerçevesinde, zamanla iletişim ve veri paylaşımı amacıyla Standart Elektronik Postalar (SEP) kullanılmaya başlandı. Düşük maliyeti nedeniyle dünyada yoğunlukla kullanılan SEP, yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli kabul edilmiyor; iletimin ise kesin sağlandığı düşünülmüyor. Kayıtlı Elektronik Postada (KEP) ise yasal geçerlilik bulunuyor ve teknik olarak güvenli sayılıyor.

KEP Nedir?

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), bir elektronik postanın gönderen ve alan tarafların kim olduklarının bilinmesini, gönderilen iletinin ne olduğunu, gönderim ve karşı tarafa iletim zamanını, e-imza ve zaman damgası kullanılarak gönderimdeki tüm adımların kayıt altına alınmasını sağlıyor. Yasal olarak kayıt altına alınan gönderim, KEP delili olarak kabul ediliyor. KEP, teknik olarak güvenli bir şekilde e-belge paylaşımını ve bu işlemlerle ilgili kesin delil sağlıyor. KEP sistemi sayesinde, elektronik ortamdaki gönderilerin zamanı, göndericinin ve alıcının bilgisi, ileti, ekler, güvenli e-imza ve zaman damgası kullanılarak bilgiler tespit edilebiliyor. Gönderen iletiyi kendisinin göndermediğini, alıcı da kendisine ulaşmadığını veya iletim zamanını reddedemiyor.

KEP Sisteminde Neler Yapılabiliyor?

KEP sistemi, KEP iletilerinin tüm süreçlerine ilişkin olarak KEP delili oluşturan, kimlik tespiti yapan, KEP hesabı, KEP rehberi ve arşiv hizmetleri veren bir sistem. Sistemde yetkili KEPHS tarafından, hesap sahibinin kimlik bilgileri alınıp kendisine verilen kayıtlı e-posta adresi kullanılıyor.

KEP sistemiyle resmi, özel veya ticari her türlü belge veya yazı kurum, kuruluş ve şahıslar arasında elektronik olarak gönderilebiliyor. Kullanıcının talep etmesi halinde, gizlilik sağlanarak güvenli haberleşme ve elektronik belgelerin güvenli bir şekilde saklanması da KEPHS katma değerli hizmetleri ile verilebiliyor.

KEP Hizmetini Nereden Alabilirim?

KEP sistemi, BTK’dan yetki almış kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcıları tarafından işletiliyor.
BTK tarafından yetkilendirilen KEP Hizmet Sağlayıcıları şöyle; PTT KEP, TNB KEP, INTERKEP, EFINANSKEP ve TURKKEP.

KEP Adresi Nasıl Alınır?

Örneğin PTT KEP’e başvuru yapmak istiyorsunuz. Size alanınıza yönelik olarak üç alternatif sunuluyor: Bireysel, Kurumsal ve Kamu başvuruları. Tercihinize göre şu evraklarla başvurularınızı gerçekleştirebiliyorsunuz:

Bireysel:

• Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen üzerinde TC kimlik numarası bulunan geçerli resmî belge
• Gerçek kişiler için hazırlanmış olan Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Ön Başvuru Formu (ptt.gov.tr adresinde yer alan formu doldurmanız gerekiyor)

Kurumsal:

• Ticaret sicil memurluklarından alınmış, üzerinde tüzel kişiliğin MERSİS numarası ya da Ticaret sicil numarası bulunan ticaret sicil tasdiknamesinin veya faaliyet belgesinin aslı.
• Noter onaylı imza sirküleri fotokopisi
• Başvuru yapanın kimlik tespiti için Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen üzerinde TC kimlik numarası bulunan resmî belge.
• Tüzel kişilik için hazırlanmış olan Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Ön Başvuru Formu. (ptt.gov.tr adresinde yer alan formu doldurmanız gerekiyor)
• Başvuruda bulunacak kimse şirketin kanunî temsilcilerinin vekalet verdiği kişi ise; başvuru yapacak kimse ve şirket nam ve hesabına Kayıtlı Elektronik Posta ve Elektronik Tebligat Hizmeti ile ilgili her türlü işlemi yapacak kişiler için düzenlenmiş, şirketin kanuni temsilcileri tarafından imzalanmış ve şirket kaşesi ile kaşelenmiş Tüzel Kişi Yetkilendirme Belgesi. 

Kamu Kurumu:

• Kurum üst düzey yetkilisince imzalı resmî yazı
• Ticaret siciline kayıtlı ise Ticaret sicil memurluklarından alınmış, üzerinde tüzel kişiliğin MERSİS numarası ya da Ticaret sicil numarası bulunan ticaret sicil tasdiknamesinin veya faaliyet belgesinin aslı
• Başvuru yapanın kimlik tespiti için Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen üzerinde TC kimlik numarası bulunan resmî belge.
• Kurum için doldurulmuş olan Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Ön Başvuru Formu. (ptt.gov.tr adresinde yer alan formu doldurmanız gerekiyor) 

Değerlendirme

Hukuken geçerli ve teknik olarak güvenli bir şekilde elektronik posta yoluyla haberleşmenin yolu olan kayıtlı elektronik posta (KEP), günümüzün en temel ihtiyaçlarından biri haline gelmiştir. KEP sisteminin, ülkemizde e-ticaret ve e-devlet uygulamalarının yaygınlaşmasını önemli oranda hızlandıracağı, ciddi miktarlarda tasarruf sağlayacağı ve e-dönüşümden beklenen faydaları ve verimi elde etmede önemli bir araç olacağı değerlendirilmektedir.

KEP, e-devlet, e-iş ve e-ticaret gibi tüm e-dönüşüm uygulamalarının bütün boyutlarıyla hayata geçirilebilmesi açısından stratejik önemi haiz bir araçtır. Kağıt, arşiv, postalama ve işlem maliyetlerinin düşürülmesi ve zaman kayıplarının azaltılmasıyla bürokrasinin daha etkin işlemesine, resmi ve ticari işlemlerin hızlı yapılmasına, meslek mensuplarının ve müşterilerinin ticari faaliyetlerinin verimli yürütülmesine ve çevrenin korunmasına yüksek oranda katkı sağlayacaktır.

KEP sistemiyle resmi, özel ve ticari her türlü belge veya yazı kurum, kuruluş ve şahıslar arasında yasal geçerli ve güvenli bir şekilde elektronik olarak paylaşılabilecek, gönderilip alınabilecektir. KEP sistemi, elektronik belge paylaşımı ve iletimi dışında çok çeşitli güvenli arşivleme gibi katma değerli servislerin de sunulabileceği, e-imza ve zaman damgasının yaygın ve yoğun olarak kullanılacağı yasal geçerli ve güvenli yeni bir iletişim alanı olacaktır.