Etkinlikleri Şirketiniz için Fırsata Dönüştürün

Bir etkinliğe mı katılacaksınız? Bu etkinlikten en iyi şekilde yararlanmak için neler yapmanız gerektiğini biliyor musunuz?

İşletmenizi bir ticaret fuarında vitrine çıkarıp potansiyel müşterilerinize kendinizi tanıtmak maddi açıdan zorlayıcı olabilir. Bu yüzden o fuar için çok iyi hazırlanıp, harcadığınız paraya değecek bir geri dönüş almanız gerekiyor.

Fuarlara veya etkinliklere katılmak – mümkünse yurt dışında – işletmenizin kendini gösterip hızla büyümesi için en verimli yöntemlerden biridir. Fakat küçük işletmeler için, bir fuara katılmak fazla masraflı olabilir. Yurt dışı fuarlarından bahsetmiyorum bile. Bu yüzden iyi planlama yapmadan katılınan fuarlar gereksiz bir harcamadan öteye gidemiyor.

Başarılı bir etkinlik geçirmek için bu ipuçlarını takip etmeniz iyi olacaktır;

Etkinlik öncesi

1. Spesifik hedefler belirleyin

Kendinize şunu sorun: “bu etkinliğin sonunda ne hedefliyorum?”. Bazı şirketler ticari fuarlara tamamen satış yapmak amacıyla katılıyorlar. Bazıları tedarikçilerle, dağıtıcılarla veya partnerlerle tanışmak, bazıları ise piyasanın ve rekabetin durumunu öğrenmek için.

Sizin fuar öncesinde koymanız gereken hedefleri şöyle özetleyebiliriz;

• Kaç adet potansiyel müşterinin bilgisini almak istiyorsunuz?
• Kaç kişiyle görüşme yapmak istiyorsunuz?
• Ne kadar pazarlama materyali dağıtmayı planlıyorsunuz? (broşür, kitapçık, numune vs.)

Kendinize ne kadar ulaşılabilir hedefler koyarsanız, onlara ulaşma şansınız o kadar yüksek olur. Aynı zamanda daha motive olursunuz.

Bir diğer öneri ise, eğer yapabiliyorsanız fuarı veya etkinliği düzenleyen organizatörden katılımcı listesini alın. Bu listenin elinizde olması, kendinize daha net hedefler koyabilmenizi ve daha odaklı planlar yapabilmenizi sağlayacaktır.

2. Harika bir stand tasarlayın

Tasarlayacağınız stand, şirketinizin fuardaki yüzü olacak ve katılımcıların dikkatini çekme konusunda diğer şirketlerin standları ile çekişmeye yaşayacak. Bu yüzden en ilgi çekici standın sizinki olması için elinizden geleni yapın.

Standınızın görsel ve interaktif olarak katılımcıların dikkatini çekmesi çok önemli. Örneğin, canlı ürün tanıtımı, yarışmalar ve ödül dağıtımı, sunum ve seminerler, eşantiyon dağıtma ve hatta markanızın fotoğraf kabininin olması, katılımcıları sizin standınıza çekmek için oldukça yeterli.

Ayrıca, şirketinizin vermek istediği mesajın daha açık anlaşılması için standınızın çevresinde bu mesajı destekleyecek başka mesajların görünür olması ziyaretçilerinizin şirket misyonunu anlamasına yardımcı olacaktır.

Son olarak eğer yeterli bütçeniz ve fuarda alanınız varsa, standınızın olduğu yerde bir oturma alanı veya bire bir toplantı yapılabilecek büyüklükte bir özel oda oluşturmaya çalışın. Çok önemli bir müşteri veya partnerin size gelmesi durumunda onu bu şekilde ağırlamanız çok etkili olacaktır.

3. Etkinlik öncesi yayınlarında kendinizi duyurun

Şirketlerin fuarlara katılmadan önce kendilerini tanıma yolları düşünülürken bazı yöntemler hep gözden kaçar. Bunlardan biri de fuar öncesi yayınlarıdır.

Fuar yayınları, pazarlama materyalleri, sosyal medya platformları, sponsorluklar, konuşmacı olma imkanları ve ana sahne aktivitelerini önceden araştırmak çok değerlidir. Bunu yaparak standınıza, markanızla ilgili olan insanların gelmesi için bir sebep vermiş olursunuz. Katılımcılar da tıpkı sizin gibi önceden planlama yapabilirler ve belki de sizi ziyaret sırasında en başa yazarlar.

Etkinlik sırasında

4. Personelinizi ödüllendirin ve onları motive edin

Standınızın başında duran, insanlara yaptığınız işi anlatan ve orada sizi temsil eden personeliniz; ziyaretçileri etkileme, onları potansiyel müşteri haline getirme ve markanıza bağlamada en önemli rolü oynarlar. Sizin yapmanız gereken de onlara her gün hedeflerinizi hatırlatmak, gerekli mesajları vermek ve ilerlemeyi raporlamak.

Personeliniz tüm gün ayakta ve ziyaretçilerle konuşuyor olacaklar bu yüzden onların sürekli motive olması gerekiyor. Kendi aralarında düzenleyeceğiniz küçük çekişmeler sonucunda en iyi olanları ödüllendirme gibi bir aksiyonunuz olursa, personeliniz de en iyi olmak için daha fazla çaba sarfedecek ve bütün gün ayakta durabilecek motivasyonu kendinde bulacaktır.

5. Potansiyel müşterilerin bilgilerini toplayın

Eğer potansiyel müşterilerden, lead’ler (satış veya pazarlama teklifleri almak için iletişim bilgilerini veren potansiyel müşteri) yaratmak istiyorsanız en iyisi mümkün olduğu kadar fazla insanla tanışıp onların iletişim ve diğer bilgilerini toplamaktır. Sonrasında topladığınız bilgilere göre (faaliyet sektörü, tüketim tutarı, yetkili olup olmaması vs) bu lead’leri önceliklendirebilirsiniz.

Fuardayken yanınızda cep telefonunuz veya tabletiniz varsa önceden oluşturmuş olduğunuz basit bir iletişim formunu, tanıştığınız insanlara doldurtmaya çalışabilirsiniz.

6. Sosyal medyayı kullanmayı unutmayın

Fuar organizatörleri, bu etkinliklerin dijital tarafının da mükemmel olması için yoğun çaba sarfederler. Twitter duvarları, canlı yayın uygulamaları ve etkinlik alanında aktif kullanılabilen mobil uygulamalar ile sosyal medyada etkinliğin bilinirliğini arttırmaya ve katılamayan insanları da bu etkinliğe dahil etmeye çalışıyorlar. Sosyal medya, etkinlik için bu kadar aktif kullanılırken sizin bunun dışında kalmanız pek mantıklı olmayacaktır. Örnek olarak Twitter’da etkinlik ile ilgili hashtagleri araştırın, bulabilirseniz siz de bu hashtag üzerinde kendi markanızın mesajlarını iletin veya katılımcıların da dahil olabileceği yeni hashtagler ile sosyal medyada markanızı aktif olarak tanıtın, insanların sizi bulmasını sağlayın. 

Etkinlik sonrası

7. Potansiyel müşterilerin peşini bırakmayın

Katıldığınız fuarda çok fazla sayıda insanla tanışmış olabilirsiniz. Önemli olan bu insanların içinden, yararlı olabilecekleri ayırabilmek ve onlarla tekrar iletişime geçmek. Tanıştığınız, ama hakkında bilgi sahibi olmadığınız insanları internette – özellikle LinkedIn’de – araştırarak sizin için potansiyel bir müşteri olup olmadığını öğrenmeniz mümkün. Sonrasında bilgilerini topladığınız tüm kişileri düşünerek değerlendirme ve önceliklendirme yapmalısınız. Bunun sonucu olarak sizin için en kritik lead’leri görebilir ve ilk olarak onlarla görüşme gerçekleştirebilirsiniz. Son olarak, katıldığınız fuar yurt dışında ise, fuar bitiminden sonra birkaç gün daha orada kalıp bire bir görüşmeler düzenlemek daha iyi olacaktır.